Software basis data
adalah software pengolah data yang digunakan untuk mengolah data sehingga dapat
tersimpan dengan baik dan dapat di akses dengan mudah oleh pengguna.
Microsoft Acces merupakan salah satu merupakan program pengolah databse
yang canggih yang digunakan mengolah berbagai jenis dat dengan pengoprasian
yang mudah.
A.
Konsep Basis Data
Basis Data (Data Base)
dapat dibayangkan sebagai sebuah lemari arsip. Jika kita memiliki sebuah
almari arsip dan berwenang untuk mengelolanya, maka kemungkinan besar kita akan
melakukan hal-hal sebagai berikut:
-
memberi sampul/map pada kumpulan/bundel arsip yang akan disimpan
-
menentukan kelompok/jenis arsip
-
memberi penomoran dengan pola tertentu yang nilainya unik pada setiap
sampul/map
-
menerapkan arsip-arsip tersebut dengan cara/urutan tertentu dalam almari dll
Upaya
penyusunan/penempatan ini baru kita lakukan jika kita rasakan bahwa buku
tersebut sudah cukup banyak.
Definisi:
Basis data terdiri dari 2
kata, yaitu basis dan data. Basis adalah markas/gudang, tempat bersarang
atau berkumpul, sedangkan data adalah
representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu
objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan,
peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka,
huruf, simbol, teks, gambar, bunyi dan kombinasinya.
Basis data dapat
didefinisikan dari beberapa sudut pandang :
1.
Himpunan kelompok
data (arsip) yang saling berhubungan
yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan
kembali secara cepat dan mudah.
2.
Kumpulan data yang saling
berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan
(redundansi) yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan.
3.
Kumpulan file/tabel/arsip
yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis.
Prinsip kerja dari basis
data dan lemari arsip adalah sama, terutama adalah untuk pengaturan data/arsip.
Selain itu, tujuan utamanya juga sama, yaitu untuk kemudahan dan kecepatan
dalam pengambilan kembali data/arsip. Perbedaannya hanya terletak
pada media penyimpanan yang digunakan. Jika lemari arsip menggunakan lemari
besi atau kayu, maka basis data menggunakan media penyimpanan elektronis
seperti disk (disket atau harddisk).
Satu hal yang harus
diperhatikan bahwa basis data bukan hanya sekedar media penyimpanan data secara
elektronis (dengan bantuan komputer), artinya tidak semua bentuk
penyimpanan data
elektronis dapat disebut basis data. Kita dapat menyimpan dokumen berisi data
dalam file teks (dengan program pengolah kata), file spredsheet dll, tetapi
tidak dapat disebut sebagai basis data. Karena didalamnya tidak ada pemilahan
dan pengelompokan data sesuai jenis/fungsi data, sehingga akan menyulitkan
pencarian data kelak. Yang sangat ditonjolkan dalam basis data adalah
pengaturan/pemilahan/pengelompokan/pengorganisasian data yang akan kita simpan
sesuai fungsi atau jenisnya. Pemilahan/ pengelompokan/ pengorganisasian ini
dapat berbentuk sejumlah file/tabel terpisah atau dalam bentuk pendefinisian
kolom-kolom/field-field data setiap file/tabel.
B.
Operasi Dasar Basis Data
Dalam sebuah disk, basis
data dapat diciptakan dan dapat pula ditiadakan. Di dalam sebuah disk, kita
dapat pula menempatkan beberapa (lebih dari satu) basis data. Sementara dalam
sebuah basis data kita dapat menempatkan satu atau lebih file/tabel. Pada
file/tabel inilah sesungguhnya data disimpan/ ditempatkan.
Sebuah basis data umumnya
dibuat untuk mewakili sebuah semesta data yang spesifik. Misalnya basis data
kepegawaian, basis data akademik, basis data inventori (pergudangan) dan
sebagainya. Dalam basis data akademik, misalnya kita dapat menempatkan file
mata pelajaran, file guru, file jadwal, file nilai dan seterusnya.
Oleh karena itu
operasi-operasi dasar yang dapat kita lakukan berkenaan dengan basis data dapat
meliputi:
1.
Pembuatan basis data baru
(create database) yang identik dengan pembuatan lemari rasip yang baru.
2.
Penghapusan basis data (drop
database) yang identik dengan perusakan lemari arsip
3.
Pembuatan
file/tabel baru ke suatu basis data (create
table), identik dengan penambahan map arsip baru.
4.
Penghapusan file/tabel
dari suatu basis data (drop tabel).
5.
Penambahan/pengisian data
baru ke sebuah file/table di sebuah basis data.
6.
Pengambilan data dari
sebuah file/tabel.
7.
Pengubahan data dari
sebuah file/tabel.
8.
Penghapusan data dari
sebuah file/tabel.
Operasi-operasi yang
berkaitan dengan pembuatan objek (basis data dan tabel) merupakan operasi awal
yang hanya dilakukan sekali dan berlaku seterusnya, sedangkan operasi-operasi
yang berkaitan dengan pengisian tabel merupakan operasi-operasi rutin yang
dilakukan berulang-ulang dan karena itu operasi-operasi inilah yang lebih tepat
mewakili aktivitas pengelolaan (managment) dan pengolahan (processing) data
dalam basis data.
C.
Tujuan Basis Data
Telah disebutkan bahwa
tujuan utama dalam pengelolaaan basis data dalam sebuah basis data adalah agar
kita dapat menemukan kembali data ynag kita cari dengan mudah dan cepat. Secara
lebih lengkap pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan
(objektif) seperti:
1.
Kecepatan dan Kemudahan (Speed)
Pemanfaatan basis data
memungkinkan kita untuk dapat menyimpan data atau melakukan
perubahan/manipulasi terhadap data atau menampilkan kembali data tersebut
dengan lebih cepat dan mudah, daripada kita menyimpan data secara manual (non
elektronis).
2.
Efisiensi Ruang Penyimpanan (Space)
Karena keterkaitan erat
antara kelompok dalam basis data, maka redundansi (pengulangan) data pasti
selalu ada. Dengan basis data, efisiensi/optimalisai penggunaan ruang
penyimpanan dapat dilakukan karena kita dapat melakukan penekanan jumlah
redundansi data, baik menerapkan sejumlah
pengkodean atau membuat relasi-relasi (dalam bentuk file)
antar kelompok data yang saling berhubungan.
3.
Keakuratan (Accuracy)
Pemanfaatan pengkodean
atau pembentukan relasi antar data bersama dengan penerapan aturan/batasan (constraint)
tipe data, domain data, keunikan data dan sebagainya yang secara ketat dapat
diterapkan dalam sebuah basis data, sangat berguna untuk menekan
ketidakakuratan/penyimpanan data.
4.
Ketersediaan (Availability)
Pertumbuhan data sejalan
waktu akan semakin membutuhkan ruang penyimpanan yang besar. Padahal tidak
semua data selalu kita gunakan/butuhkan. Karena itu kita dapat melakukan
pemilahan data, sehingga data yang sudah jarang kita gunakan dapat kita
pindahkan kedalam media penyimpanan off-line. Disisi lain, karena
kepentingan pemakaian data, sebuah basis data dapat memiliki data yang tersebar
di banyak lokasi geografis. Misalnya, data nasabah sebuah bank dipisah-pisah
dan disimpan di lokasi yang sesuai dengan keberadaan nasabah. Dengan
pemanfaatan teknologi jaringan komputer, data yang berada di suatu
lokasi/cabang, dapat juga diakses (menjadi tersedia/avaible) bagi lokasi
yang lain.
5.
Kelengkapan (Completeness)
Untuk mengakomodasi
kebutuhan kelengkapan data yang semakin berkembang, maka kita tidak hanya dapat
menambah record-record data, tetapi juga dapat melakukan perubahan struktur
dalam basis data, baik dalam penambahan objek baru (tabel) atau dengan
penambahan field-filed baru pada suatu tabel.
6.
Keamanan (Security)
Ada sejumlah sistem
(aplikasi) pengelola basis data yang tidak menerapkan aspek keamanan dalam
sebuah basis data. Tetapi untuk suatu sistem yang besar dan serius, aspek
keamanan juga dapat diterapkan secara ketat. Dengan begitu, kita dapat
menentukan siapa-siapa (pemakai) yang boleh menggunakan basis data beserta
objek-objek di dalamnya dan menentukan jenis-jenis operasi apa saja yang boleh
dilakukan.
7.
Kebersamaan Pemakaian (Sharebility)
Pemakai basis data
seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja atau di satu lokasi saja oleh
satu sistem aplikasi. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya
dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan
atau oleh banyak sistem (sistem penggajian, sistem akuntansi, sistem inventori
dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung
lingkungan multiuserakan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap
dengan menjaga/menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data
(karena data yang sama dapat diubah oleh banyak pemakai pada saat yang
bers0amaan) atau kondisi deadlock (karena banyak pemakai
saling menunggu untuk menggunakan data)
D.
Database dengan Microsoft Access
Database dalam Microsoft
Office Access merupakan kumpulan informasi yang saling berhubungan dan terdiri
atas beberapa komponen, yaitu: Table, Query, Form, Report, Macro dan Module.
Komponen Database:
1. Tables :
merupakan kumpulan data sebagai komponen utama dalam database.
2. Queries
: berfungsi menyaring data
dari berbagai kriteria dan
urutan yang dikehendaki.
3. Forms :
berfungsi memasukkan data, menampilkan data serta
mengedit data dari suatu tabel dengan tampilan fomulir yang
telah kita rancang sendiri.
4. Reports : berfungsi mencetak data dalam bentuk laporan.
5. Pages : berfungsi menciptakan halaman web berupa data
access pages.
6. Macros : berfungsi
mengotomastiskan perintah-perintah yang kita kehendaki dalam mengolah data.
7. Modules : berfungsi
untuk merancang bermacam-macam modul aplikasi
dalam mengolah database tingkat lanjut sesuai yang kita kehendaki.
Tipe Data pada Access
1. Text
: pada tipe data ini jenis data yang disimpan adalah karakter.
Panjang maksimal type fieldadalah 255 karakter yang merupakan type
default.
2. Memo : Pada
tipe data ini, jenis data yang disimpan adalah karakter. Panjang maksimal type
fieldadalah 64.000 karakter.
3. Number : Merupakan tipe data yang
digunakan untuk menampung type data angka.
4. Date/time : Jenis data yang disimpan
adalah data tanggal dan waktu dengan besar memory 8 byte.
5. Currency : Merupakan tipe data yang digunakan untuk menyimpan angka dalam
format mata uang. Besarnya memori penyimpanan adalah 4 byte.
6. Auto Number : Tipe data ini digunakan
untuk memberikan penomoran secara otomatis (penambahan angka otomatis)
7. Yes/No
: Tipe data ini berisikan data Yes atau No,
Benar atau Salah, Ya atau Tidak.
8. OLE Object / Attachment : Tipe
data ini dapat memuat gambar, grafis, video dan suara dengan ukuran maksimal 1
GB (batas atas Harddisk)
9. Hyperlink : Tipe data yang berisikan
alamat hyperlink URL dengan panjang maksimal 64.000 karakter.
10. Lookup Wizard : Tipe data yang digunakan
untuk menampilkan data dari tabel lain. Besar memori penyimpanan umumnya
4 byte.
E.
Mengoprasikan Microsoft Access
Untuk membuat database
beserta tabel-tabelnya dengan menggunakan Microsoft Access, maka terlebih
dahulu Anda harus memahami gambaran sebuah struktur database. Perlu diketahui bahwa jika Anda ingin membuat suatu program,
Anda memerlukan file database yang akan diproses. File database ini hanya
dibuat struktur databasenya saja, tidak perlu diisi langsung record-nya. File
database ini juga dibuat satu kali saja, selanjutnya melalui perintah-perintah
program file database tersebut diproses.
Untuk membuat file
database, Anda dapat menggunakan program Microsoft Access, SQL, atau Oracle.
Pada artikel ini Anda menggunakan Microsoft Access, namun Microsoft Access yang
akan ditulis disini hanya sebatas untuk membuat struktur databasenya saja.Untuk membuat database kosong dengan Microsoft Access
lakukan langkah-langkah berikut:
1. Jalankan aplikasi Microsoft Access
2. Pilih "Blank Database".
3. Setelah itu akan muncul tampilan kotak dialog File New Database
yang meminta Anda untuk memberikan nama File Database serta memilih
lokasi di mana data akan disimpan.
4. Klik pada kolom file name, gantilah db1 dengan coba1.
5. Setelah nama database ditentukan pilih Create.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar